Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca veri sorumlusu [İŞLETMECİ UNVANI] ("Şirket"), adres: [ADRES], MERSİS: [MERSİS NO], e-posta: [KVKK E-POSTA ADRESİ].

Uygulamaya kendi işletmesinin finansal kayıtlarını (cari hesaplar, faturalar, kasa ve banka hareketleri) giren kullanıcı şirketler, bu kayıtlardaki üçüncü kişilere (müşteri, tedarikçi, çalışan) ait veriler bakımından veri sorumlusudur; Şirket bu veriler bakımından veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

2. İşlenen kişisel veriler

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Üyelik oluşturulması, kimlik doğrulama ve hizmetin sunulması — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m. 5/2-c)
• Hesap güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve işlem geçmişinin tutulması — meşru menfaat (m. 5/2-f) ve hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç)
• Vade hatırlatma, davet, doğrulama ve şifre sıfırlama e-postaları — sözleşmenin ifası (m. 5/2-c)
• Bekleme listesi başvurularının değerlendirilmesi — ilgili kişinin talebi / sözleşme öncesi adımlar (m. 5/2-c)
• Yasal saklama yükümlülükleri ve resmi makam talepleri — hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç)

4. Aktarım

Kişisel veriler; barındırma hizmeti alınan [SUNUCU SAĞLAYICI, ÜLKE], e-posta gönderim hizmeti [E-POSTA SAĞLAYICI, ÜLKE] ve kullanıcının tercih etmesi hâlinde giriş sağlayıcıları (Google, Meta, Apple) ile hizmetin sunulması amacıyla sınırlı olarak paylaşılır. Fiş ve fatura okuma özelliği kullanıldığında, yüklenen belge görüntüsü yalnızca okunması amacıyla yapay zekâ hizmet sağlayıcısına (Anthropic PBC, ABD) iletilir; okunan bilgiler kullanıcı onaylayınca uygulamaya kaydedilir. e-Fatura XML dosyaları üçüncü tarafa gönderilmeden sunucuda okunur. Şirket yöneticisinin onayıyla açılan yapay zekâ asistanı kullanıldığında, sorulan soru ve cevaplanması için gereken şirket kayıtları (tutarlar, tarihler, kategori, cari ve gerektiğinde çalışan adları ile net ücretler) yalnızca o soruyu cevaplamak amacıyla aynı hizmet sağlayıcıya (Anthropic PBC, ABD) iletilir; sorular ve cevaplar Cebindebil'de saklanmaz, yalnızca şirket bazında aylık soru sayısı tutulur. Asistan şirket ayarlarından istenildiği an kapatılabilir. Tanıtım sitesindeki "Sor" asistanında ziyaretçinin yazdığı soru, yalnızca cevaplanması amacıyla aynı hizmet sağlayıcıya iletilir; soru, cevap ve IP adresi Cebindebil'de saklanmaz (kötüye kullanımı önlemek için IP adresi yalnızca o gün sunucu belleğinde tutulur), yalnızca günlük toplam soru sayısı tutulur. Ziyaretçinin isteğe bağlı yazdığı hitap adı yalnızca kendi tarayıcısında kalır ve bize gönderilmez. Yurt dışına aktarım söz konusuysa KVKK m. 9 kapsamındaki güvenceler: [STANDART SÖZLEŞME / AÇIK RIZA / YETERLİLİK KARARI].

5. Toplama yöntemi

Veriler; üyelik ve bekleme listesi formları, giriş sağlayıcıları üzerinden ve uygulamanın kullanımı sırasında elektronik ortamda otomatik yollarla toplanır.

6. Saklama süresi

Hesap verileri üyelik süresince ve sona ermesinden itibaren [SÜRE]; finansal kayıtlar kullanıcı şirket tarafından silinene ya da hesap kapatılana kadar, işlem geçmişi [SÜRE] saklanır. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

7. Müşterilere gönderilen hatırlatmalar

Kullanıcı şirketler, kendi müşterilerine (carilerine) uygulama üzerinden ödeme hatırlatması ve hesap ekstresi gönderebilir. Bu gönderimlerde carinin e-posta adresi ve telefon numarası, kullanıcı şirketin veri sorumlusu, Şirket'in veri işleyen sıfatıyla işlenir. Hatırlatma mesajları bilgilendirme amaçlıdır, reklam içermez. Paylaşılan ekstre bağlantıları [30] gün geçerlidir ve yalnızca ilgili carinin kayıtlarını gösterir; mutabakat yanıtları ve bağlantının açılma sayısı kaydedilir.

7a. Çalışan (personel) verileri

Kullanıcı işletmeler kendi çalışanlarının özlük bilgilerini (kimlik, iletişim, görev, işe giriş/çıkış, maaş, IBAN, acil durum kişisi, izin kayıtları) ve özlük belgelerini uygulamada tutabilir. Bu verilerin veri sorumlusu çalışanın işvereni olan kullanıcı işletmedir; [ŞİRKET UNVANI] bu verileri yalnızca işletme adına, hizmetin sunulması için veri işleyen sıfatıyla işler. Personel verisini işletmede yalnızca yönetici ve muhasebe rolündeki kullanıcılar görür. İşe giriş evrak bağlantısıyla çalışan belgelerini kendisi yükler; yüklemeden önce işveren adına hazırlanmış aydınlatma metni gösterilir ve okunduğu zaman kaydedilir. İşverenin reddettiği belgeler silinir. Sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi özel nitelikli veriler varsayılan listede istenmez; işveren yalnızca mevzuat ya da işin niteliği gerektiriyorsa ekler. Çalışan, KVKK m. 11 kapsamındaki haklarını işverenine karşı kullanır.

8. Hesabın kapatılması ve verilerin silinmesi

Kullanıcılar uygulamada Hesabım → Hesabımı kapat ile hesaplarını kendileri kapatabilir; ad, e-posta, telefon ve giriş bilgileri silinir. Şirket yöneticileri Hesabım → Şirketi sil ile şirkete ait tüm kayıtları ve belgeleri kalıcı olarak silebilir. Silinen veriler yedeklerden en geç [YEDEK SAKLAMA SÜRESİ] içinde kalkar. E-posta adresi Hesabım bölümünden, yeni adrese gönderilen onay bağlantısıyla değiştirilebilir.

9. Haklarınız

KVKK m. 11 uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı [KVKK E-POSTA ADRESİ] adresine ya da [ADRES] adresine yazılı olarak iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlanır.